Как выбраться из болота?

Методика организации и проведения результативного собрания

Проводя совместную работу с командой заказчика, мы раз за разом убеждаемся, что живое общение людей, особенно когда под рукой есть бумага или доска – это самый эффективный способ поделиться идеей, разрешить проблему или принять решение. Такая совместная работа доставляет удовольствие и приводит к отличным результатам. Почему же тогда, слово собрание обычно вызывает мысли о потраченном впустую времени, болоте, срыве сроков?

Можно предположить, что всё дело в конкретных людях. Даже когда речь идёт об общении двух людей друг с другом, то это уже очень заметно. С одним человеком дела решаются быстро и эффективно, а с другим единственное спасение – это электронная почта. Поэтому, чем больше на собрании хороших людей, тем оно проходит эффективнее? Почему-то эта здравая идея не работает.

Может быть, всё дело в начальнике? Ну, в том, кто среди собравшихся самый главный? К его слову прислушиваются, он авторитет. Или в лидере. Кто-то должен взять инициативу в решении проблемы и принять соломоново решение? Да, наверное, тут дело именно в лидерских качествах. Но постойте, зачем тогда потребовалось собирать столько профессионалов, если достаточно одного человека?

Или совещание было просто не нужным? Часто действительно так и бывает. Но ситуация усугубляется тем, что в наше время задачи становятся всё более сложными и для их решения требует опыт разных специалистов. Поэтому групповая работа становится всё более важной. Почему же она так бестолково проводится? Ага, проводится! Может быть, всё дело в управлении?

Управление. У него есть 2 основные задачи: это планирование и контроль реализации планов. Ну, например, перед тем как отправится в отпуск, мы его планируем. А потом – осуществляем задуманное. От того насколько хорошо мы подготовимся, будет зависеть вся поездка. И финансы, и удовольствие, и время – очень много факторов и надо сделать всё оптимально. Но планы планами, а ведь их ещё надо воплотить в жизнь – это не менее важная функция управления.

Совместная работа тоже требует управления. Особенно она, т.к. тут речь идёт о довольно большом количестве людей. Когда автомобиль только появился, никому и в голову не приходило о том, что нужны правила дорожного движения, светофоры и разделительные полосы. Довольно быстро машин на улицах стало много, и это потребовало управления. Когда встречаются два человека, то им довольно просто договориться между собой. Но чем больше людей, тем больше мы забираемся в болото неуправляемого общения. Выход из этого болота – в управлении.

Проведение совместной работы очень похоже на поездку за город. Для начала нужно понять, зачем вообще проводится эта вылазка. Одни хотят собраться с друзьями, другие сплотить коллектив, третьи едут поиграть в волейбол. Т.е. зачем весь этот сыр-бор? Надо придумать, как выбраться из кризиса или утвердить новый дизайн?

Далее нужно определиться с составом участников и разработать план действий: где собираемся, на каком транспорте добираемся, что делаем вначале, когда будут готов шашлык, во сколько планируем обратно. Не помещает распределить роли. Этот план важно сообщить всей команде, чтобы они не забыли взять мазь от комаров, мясо, уголь, мяч, сетку, а также надели подходящую одежду и обувь. Ещё, если вы предупредите о вылазке заранее, то у вас будет больше шансов собрать всех вместе.

Важно не опаздывать, а то можно потерять время и план пойдёт насмарку. Когда все собираются, то новых членов команды знакомят с остальными, ещё раз пробегают по намеченному плану, например, дают обзор туристического маршрута. И вперёд.

В группе обязательно есть ведущий. Он в курсе, куда идёт группа и управляет этим процессом. Без него будет много споров и мало толку. Есть не хитрые правила. Например, привалы делают только в проверенных местах и идут в быстром темпе, чтобы успеть обойти весь намеченный маршрут. Подобные правила есть и в совместной работе, например лимит времени на выступление, запрет на перебивание человека, обсуждение только намеченных тем. Оптимально о таких правилах сообщать заранее.

Очень важно грамотно составить маршрут. Если в вашей группе есть новички, то не стоит сразу бросать их в овраги. Пусть они сначала втянутся, подышат вкусным воздухом, полюбуются видами. Поднимите сначала простые вопросы, чтобы группа сработалась.

В начале похода многие, бывает, заняты своими мыслями и не сразу обращают внимание на прекрасный пейзаж. Но волей-неволей люди обращают внимание на кочки, лужи, ветки и постепенно приходят в настоящее время. Поэтому в самом начале бывает невероятно полезно провести небольшую ориентацию коллектива, так, чтобы они находились здесь и сейчас не только физически, но и мысленно. Для этого попросите коллег посмотреть на различные предметы (потолок, блокнот, проектор, доска, маркер), потрогать их, обменяться рукопожатиями, подсчитать количество стульев или людей. Когда настроение коллектива поднимется – можно приступать к работе. Вы будете поражены насколько это повысит эффективность вашей совместной работы.

Человек, погружённый в свои мысли, просто не слушает собеседника. Это очень часто случается, когда мужчина занят решением важных проблем и не слушает женщину, которая делится с ним впечатлениями за прошедший день. Такие факторы как звонки, электронные сообщения – сильно отвлекают людей от процесса и, даже не смотря на то, что могут быть очень небольшими по времени, надолго отвлекают мысли людей от хода работы. Поэтому возьмите за правило отключать все средства связи на время совместной работы. Так вы сэкономите время всему коллективу.

Не забывайте о принципе постепенности. Если вы будете делать слишком длинные марш-броски, то не все смогут выдержать первоначальный темп, а кто-то вообще может сойти с дистанции. Разбивайте сложные задачи на более простые: ешьте слона по частям.

Бывает, что в походе группа находит малинник или попадает на поляну с белыми грибами. Вот тут то и помогают правила, принятые в начале. Ведь в начале была цель пройти по маршруту, верно? А разговоры не по теме мы договорились пресекать, правильно? Иначе мы просто достигнем нашей цели или потратим целый день там, где могли уложиться в 45 минут.

В походе бывает всякое. Бывает, что один человек из группы настолько уверен, что север находится на юге, что его совершенно невозможно переубедить. И отпускать его одного опасно, т.к. он может заблудиться и идти всем с ним тоже не разумно – ведь группа пойдёт по ложному пути. В таких ситуациях помогает расспросить человека, почему он прав. Окажется, что он помнит со школы, что мох растёт с южной стороны деревьев. Продолжая спрашивать человека, почему он прав может, выяснится, что он вовсе и не уверен что мох растёт именно с южной стороны.

Если стакан полон воды, то туда невозможно налить что-то ещё. А если помочь человеку рассмотреть свою зафиксированную точку зрения, то вы тем самым освободите его разум, расфиксируете. Так человек сможет действительно посмотреть на то, что вы ему предлагаете.

В конце похода обычно делятся самыми яркими моментами, договариваются об обмене фотографиями и прикидывают, куда пойдут в следующий раз, когда это будет. Так и в конце совместной работы не забудьте поделиться победами: подтвердите хорошее, и в жизни его будет чуточку больше. Определите ответственных и сроки, зафиксируйте принятые решения.

Совместная работа в одной команде – это наш любимый вид деятельности. В сжатые сроки он позволяет решать такие задачи, как разработка программы продвижения, бизнес-планирование новых услуг, построение схемы организации, концептуальное проектирование сайтов и приложений, разработка концепции бренда и рекламных материалов, проектирование розничных офисов продаж. И этот перечень – он далеко не полный.

Благодаря наличию различных специалистов в одной команде, нам часто удаётся существенно сократить объём исследований, и время, как на выработку, так и на согласование решений. Поэтому пусть вас не приводит в замешательство необходимость собрать очередное заседание. Управляйте ими и в награду вы получите драйв и эффективность совместного творчества!

Резюме автора, проекты, отзывы: http://fedyaev-andrey1.moikrug.ru

Маркетинговое агенство UMA: http://umamoscow.com/

Рубрика: Всячина.